MANAJEMEN LOGISTIK: RUANG LINGKUP LOGISTIK

MANAJEMEN LOGISTIK: RUANG LINGKUP LOGISTIK (SCOPE OF LOGISTICS)

“Mengalir Tanpa Hambatan: Memahami Ruang Lingkup dan Dinamika Sistem Logistik Modern”

 By:

Prof. Dr. Ir. Agus Purnomo, M.T., FCILT
(Professor of Supply Chain Management – Master of Logistics Management Department – Universitas Logistik dan Bisnis Internasional / ULBI)

1.       Ruang Lingkup Umum Logistik

Ruang lingkup logistik dalam dunia bisnis modern mencakup seluruh proses yang memastikan kelancaran aliran bahan, produk, dan informasi dari hulu ke hilir. Peran logistik tidak hanya terbatas pada pengangkutan barang, tetapi juga mencakup manajemen persediaan, pergudangan, penanganan material, pengemasan, serta sistem informasi yang mendukung efisiensi operasional. Sebagai penghubung antara fungsi produksi, pemasaran, dan keuangan, logistik berkontribusi besar terhadap efisiensi biaya, kecepatan pelayanan, dan keandalan distribusi. Dalam sistem logistik, perlu dibedakan antara logistik internal — yang mengatur aktivitas di dalam perusahaan seperti pengadaan bahan dan distribusi antar fasilitas — dan logistik eksternal yang melibatkan pihak luar seperti pemasok dan pelanggan sebagai bagian dari rantai pasok yang lebih luas.

Kegiatan logistik secara umum terbagi menjadi inbound logistics dan outbound logistics. Inbound logistics mencakup pengadaan, pengangkutan, dan penyimpanan bahan baku dari pemasok ke fasilitas produksi untuk menjamin ketersediaan material bagi proses manufaktur. Sementara itu, outbound logistics berfokus pada distribusi produk jadi ke pelanggan melalui pengemasan, penyimpanan, transportasi, dan pemrosesan pesanan.

Di Indonesia, perusahaan seperti Astra International telah menerapkan sistem logistik terintegrasi yang mengelola pengiriman suku cadang dari berbagai pemasok (inbound) dan pendistribusian kendaraan jadi ke dealer di seluruh wilayah (outbound). Demikian pula, perusahaan logistik seperti PT Pos Logistik Indonesia, JNE, dan SiCepat Express berperan penting dalam mendukung kegiatan e-commerce nasional dengan menyediakan layanan pengadaan, penyimpanan, serta pengiriman yang efisien. Integrasi antara inbound dan outbound logistics inilah yang menjadi kunci keunggulan kompetitif dalam manajemen rantai pasok modern.

2.   Physical Supply (Inbound Logistics)

2.1 Pengertian dan Tujuan Physical Distribution

Physical supply (inbound logistics) merupakan bagian dari sistem logistik yang berfokus pada pengelolaan aliran bahan baku, komponen, dan barang penunjang dari pemasok menuju fasilitas produksi atau pabrik. Proses ini mencakup aktivitas seperti pemesanan bahan, pengangkutan, penyimpanan, pengemasan, dan pengendalian persediaan sebelum digunakan dalam proses produksi. Tujuan utama physical supply adalah memastikan ketersediaan bahan secara tepat waktu, dalam jumlah dan kualitas yang sesuai, serta dengan biaya serendah mungkin tanpa mengorbankan kelancaran produksi. Dengan sistem inbound logistics yang efisien, perusahaan dapat menghindari kekurangan bahan, mengurangi biaya penyimpanan berlebih, dan meningkatkan kecepatan respon terhadap perubahan permintaan pasar atau kondisi operasional.

Dalam lingkup bisnis logistik di Indonesia, penerapan physical supply dapat dilihat pada industri manufaktur besar seperti PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN), yang mengelola ribuan komponen dari berbagai pemasok lokal dan global untuk kebutuhan produksi kendaraan. Melalui sistem inbound logistics yang terintegrasi, TMMIN memastikan komponen tiba di pabrik tepat waktu sesuai jadwal produksi (just in time) guna meminimalkan biaya penyimpanan dan meningkatkan efisiensi operasional. Contoh lainnya adalah Indofood Group, yang memiliki jaringan pasokan bahan baku seperti gandum, minyak, dan bumbu dari berbagai wilayah Indonesia maupun luar negeri. Dengan mengoptimalkan transportasi laut dan darat serta penggunaan gudang regional, Indofood mampu menjaga kelancaran pasokan bahan baku untuk memenuhi permintaan produksi secara berkelanjutan.

2.2  Komponen Kegiatan Physical Supply

1)      Transportation – Pengangkutan bahan baku dari sumber ke pabrik

• Definisi:
  Transportation mencakup kegiatan pemindahan bahan baku dari pemasok ke fasilitas produksi menggunakan moda transportasi darat, laut, udara, atau kombinasi (multimoda).
• Contoh:
  PT Semen Indonesia menggunakan transportasi laut dan darat untuk mengangkut batu kapur dan bahan baku semen dari tambang ke pabrik.
• Tantangan:
  Biaya bahan bakar tinggi, keterlambatan pengiriman akibat infrastruktur terbatas, dan risiko kerusakan selama pengiriman.
• Solusi:
  Optimalisasi rute pengiriman, penggunaan sistem pelacakan GPS, dan kerja sama jangka panjang dengan penyedia transportasi andal.
• KPI:
  On-time delivery rate, transportation cost per ton/km, dan damage rate during transport.

2)   Inventory Maintenance – Pengelolaan stok bahan baku

• Definisi:
  Kegiatan pengawasan dan pengendalian jumlah bahan baku agar tidak terjadi kekurangan (stockout) atau kelebihan (overstock).
• Contoh:
  PT Indofood CBP menerapkan sistem Material Requirement Planning (MRP) untuk menjaga keseimbangan antara permintaan produksi dan ketersediaan stok bahan baku.
• Tantangan:
  Ketidakpastian permintaan produksi, fluktuasi pasokan dari pemasok, dan keterbatasan ruang penyimpanan.
• Solusi:
  Menerapkan sistem Just in Time (JIT), analisis permintaan berbasis data historis, dan kolaborasi dengan pemasok utama.
• KPI:
  Inventory turnover ratio, days of inventory on hand (DOH), dan stockout frequency.

 3)   Order Processing – Pemrosesan pesanan pembelian bahan

• Definisi:
  Proses administratif dan sistematis untuk mengeluarkan, memverifikasi, serta melacak pesanan bahan baku dari pemasok.
• Contoh:
  PT Astra Otoparts menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk otomatisasi proses pembelian komponen kendaraan dari berbagai vendor.
• Tantangan:
  Keterlambatan proses administrasi, kesalahan input data, dan kurangnya integrasi antar departemen.
• Solusi:
  Digitalisasi sistem pemesanan, penggunaan e-procurement, dan integrasi data antar divisi.
• KPI:
  Order cycle time, accuracy of purchase orders, dan supplier confirmation rate.

 4)      Acquisition/Purchasing/Procurement – Aktivitas pembelian dan negosiasi dengan pemasok

• Definisi:
  Aktivitas yang melibatkan pemilihan, evaluasi, negosiasi, dan pengadaan bahan baku dengan pemasok untuk memenuhi kebutuhan produksi.
• Contoh:
  Pertamina Geothermal Energy melakukan negosiasi jangka panjang dengan pemasok peralatan energi untuk menekan biaya pengadaan.
• Tantangan:
  Fluktuasi harga bahan baku, ketergantungan pada pemasok tunggal, dan risiko ketidaksesuaian kualitas.
• Solusi:
  Diversifikasi pemasok, kontrak jangka panjang, dan penerapan sistem vendor rating.
• KPI:
  Cost savings from negotiation, supplier performance index, dan procurement lead time.

 5)   Protective Packaging – Pengemasan bahan agar aman selama pengiriman dan penyimpanan

• Definisi:
  Pengemasan bahan baku dengan metode dan material yang sesuai untuk mencegah kerusakan selama transportasi dan penyimpanan.
• Contoh:
  PT Unilever Indonesia menggunakan bulk packaging tahan air untuk pengiriman bahan cair seperti minyak dan bahan kimia.
• Tantangan:
  Kerusakan bahan akibat cuaca tropis, biaya kemasan yang tinggi, dan limbah kemasan yang sulit didaur ulang.
• Solusi:
  Penggunaan kemasan ramah lingkungan, returnable packaging system, dan standar pengemasan berbasis risiko.
• KPI:
  Damage rate due to packaging, packaging cost per shipment, dan percentage of recyclable packaging used.

6)   Warehousing – Penyimpanan sementara bahan baku

• Definisi:
  Aktivitas penyimpanan bahan baku sebelum digunakan dalam proses produksi, mencakup penerimaan, penataan, dan pengeluaran barang.
• Contoh:
  Gudang logistik milik PT Pos Logistik Indonesia yang mendistribusikan bahan baku untuk berbagai klien industri nasional.
• Tantangan:
  Keterbatasan kapasitas gudang, kesalahan penempatan barang, dan biaya operasional tinggi.
• Solusi:
  Penerapan sistem Warehouse Management System (WMS), otomatisasi pergudangan, dan layout gudang berbasis efisiensi ruang.
• KPI:
  Warehouse utilization rate, picking accuracy, dan inventory discrepancy rate.

 7)   Materials Handling – Penanganan fisik bahan di gudang dan pabrik

• Definisi:
  Kegiatan memindahkan, mengangkat, dan menata bahan baku secara fisik di dalam gudang atau area produksi.
• Contoh:
  PT Krakatau Steel menggunakan automated conveyor system dan forklift listrik untuk penanganan bahan baja di gudang produksi.
• Tantangan:
  Risiko kecelakaan kerja, kerusakan bahan akibat penanganan manual, dan inefisiensi waktu.
• Solusi:
  Pelatihan operator, penggunaan alat bantu modern seperti automated guided vehicle (AGV), dan penerapan standar keselamatan kerja.
• KPI:
  Handling time per item, damage rate due to handling, dan workplace accident rate.

 8)   Information Maintenance – Pencatatan dan sistem informasi logistik inbound

• Definisi:
  Sistem pengumpulan, pemrosesan, dan pembaruan data terkait arus bahan, status pesanan, dan kinerja pemasok dalam rantai pasok inbound.
• Contoh:
  PT Garuda Indonesia Cargo menggunakan sistem integrated logistics information system untuk memantau status pengiriman dan kinerja vendor.
• Tantangan:
  Ketidaktepatan data, keterlambatan pembaruan informasi, dan kurangnya integrasi antar sistem.
• Solusi:
  Implementasi sistem ERP atau SCM (Supply Chain Management) terintegrasi dan pelatihan personel administrasi logistik.
• KPI:
  Data accuracy rate, real-time visibility index, dan system uptime percentage.

Tabel 1. Komponen Kegiatan Physical Supply (Inbound Logistics)

3. Physical Distribution (Outbound Logistics)

3.1    Pengertian dan Tujuan Physical Distribution

Physical distribution (outbound logistics) merupakan rangkaian kegiatan yang mengatur aliran barang jadi dari fasilitas produksi hingga sampai ke tangan pelanggan akhir. Proses ini mencakup penyimpanan produk jadi, pengemasan, pemrosesan pesanan, pengaturan transportasi, dan distribusi ke berbagai titik penjualan atau konsumen. Tujuan utamanya adalah memastikan produk sampai kepada pelanggan secara tepat waktu, dalam kondisi baik, serta dengan biaya distribusi yang efisien. Outbound logistics menjadi faktor strategis dalam menjaga kepuasan pelanggan, memperkuat citra merek, dan meningkatkan daya saing perusahaan, karena kecepatan dan ketepatan pengiriman kini menjadi indikator utama kualitas layanan logistik modern.

Penerapan physical distribution dapat dilihat pada perusahaan besar seperti JNE dan SiCepat Express yang menangani pengiriman produk dari berbagai pelaku e-commerce ke pelanggan di seluruh wilayah Indonesia. Sistem distribusi yang terencana dengan baik memungkinkan barang dari pusat pemenuhan pesanan (fulfillment center) dikirim ke pelanggan secara cepat melalui jaringan transportasi darat, laut, dan udara. Contoh lainnya, Garuda Indonesia Cargo mengelola distribusi produk farmasi dan barang bernilai tinggi dengan standar pengendalian suhu dan keamanan yang ketat untuk memastikan kualitas tetap terjaga. Keberhasilan perusahaan-perusahaan tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan outbound logistics yang efisien dan adaptif menjadi kunci utama dalam memenuhi ekspektasi pelanggan di era persaingan logistik yang semakin ketat.

3.2    Komponen Kegiatan Physical Distribution

 1) Transportation – Distribusi produk ke konsumen atau distributor

• Definisi:
  Aktivitas pemindahan produk jadi dari pabrik atau gudang ke pelanggan, distributor, atau titik penjualan menggunakan moda transportasi yang efisien.
• Contoh:
  J&T Express mendistribusikan paket e-commerce dari pusat sortir ke pelanggan di seluruh Indonesia dengan dukungan armada darat dan udara.
• Tantangan:
  Keterlambatan pengiriman, biaya transportasi tinggi, dan keterbatasan infrastruktur di daerah terpencil.
• Solusi:
  Optimasi rute distribusi, penggunaan fleet management system, dan kolaborasi dengan penyedia logistik regional.
• KPI:
  On-time delivery rate, transportation cost per shipment, delivery accuracy rate.

 2) Inventory Maintenance – Pengelolaan stok produk jadi

• Definisi:
  Proses pengawasan dan pengendalian jumlah produk jadi agar sesuai dengan permintaan pasar tanpa menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok.
• Contoh:
  Gudang Coca-Cola Amatil Indonesia mengelola persediaan minuman di berbagai wilayah untuk memastikan ketersediaan produk selama musim puncak.
• Tantangan:
  Fluktuasi permintaan, keterlambatan produksi, dan risiko produk kadaluwarsa.
• Solusi:
  Penerapan sistem Demand Forecasting, First-In First-Out (FIFO), dan koordinasi rutin antara tim produksi dan distribusi.
• KPI:
  Inventory turnover ratio, days of finished goods on hand, stockout frequency.

 3) Order Processing – Penerimaan dan pemrosesan pesanan pelanggan

• Definisi:
  Kegiatan administrasi yang mencakup penerimaan, verifikasi, penjadwalan, dan pengiriman pesanan pelanggan.
• Contoh:
  Tokopedia Fulfillment Center mengelola ribuan pesanan pelanggan setiap hari melalui sistem digital otomatis yang terintegrasi dengan mitra logistik.
• Tantangan:
  Human error, keterlambatan input pesanan, dan kesalahan alamat pengiriman.
• Solusi:
  Otomatisasi sistem pemesanan, validasi data pesanan, dan integrasi platform penjualan dengan sistem logistik.
• KPI:
  Order accuracy rate, order cycle time, customer complaint ratio.

 4) Product Scheduling – Penjadwalan pengiriman dan ketersediaan produk

• Definisi:
  Aktivitas perencanaan waktu pengiriman dan ketersediaan produk berdasarkan prioritas pelanggan dan kapasitas distribusi.
• Contoh:
  Astra Otoparts menjadwalkan pengiriman suku cadang secara teratur ke dealer dan bengkel resmi berdasarkan jadwal permintaan mingguan.
• Tantangan:
  Ketidaksesuaian antara jadwal produksi dan jadwal pengiriman, serta perubahan mendadak dalam permintaan.
• Solusi:
  Sinkronisasi jadwal produksi dan distribusi melalui sistem ERP, serta fleksibilitas dalam penjadwalan pengiriman.
• KPI:
  Schedule adherence rate, delivery lead time, order fulfillment rate.

 5) Protective Packaging – Pengemasan untuk menjaga kualitas produk selama distribusi

• Definisi:
  Kegiatan pengemasan produk jadi dengan bahan dan teknik yang melindungi dari kerusakan fisik, suhu, atau kelembapan selama pengiriman.
• Contoh:
  Garuda Indonesia Cargo menggunakan kemasan berpendingin (cold chain packaging) untuk produk farmasi dan makanan segar.
• Tantangan:
  Kerusakan akibat penanganan buruk, biaya kemasan tinggi, dan limbah kemasan non-ramah lingkungan.
• Solusi:
  Pemilihan material kemasan sesuai jenis produk, penggunaan kemasan daur ulang, dan pelatihan staf logistik dalam penanganan produk.
• KPI:
  Damage rate due to packaging, packaging cost per shipment, return rate due to damage.

 6) Warehousing – Penyimpanan produk jadi sebelum dikirim

• Definisi:
  Aktivitas penyimpanan produk jadi sementara sebelum didistribusikan ke pelanggan atau distributor.
• Contoh:
  Gudang e-fulfillment Shopee Express menyimpan produk seller untuk pengiriman cepat ke pembeli di area yang sama.
• Tantangan:
  Overcapacity gudang, kesalahan penempatan barang, dan biaya operasional tinggi.
• Solusi:
  Penerapan Warehouse Management System (WMS), sistem barcode, dan otomatisasi penyimpanan.
• KPI:
  Warehouse utilization rate, picking accuracy, inventory discrepancy rate.

 7) Materials Handling – Penanganan produk di gudang distribusi

• Definisi:
  Proses pemindahan, pengangkatan, dan penataan produk di gudang distribusi agar siap untuk dikirim.
• Contoh:
  PT Pos Logistik Indonesia menggunakan conveyor belt system untuk mempercepat pemrosesan paket di pusat sortir nasional.
• Tantangan:
  Kerusakan produk karena kesalahan penanganan, waktu bongkar muat yang lama, dan risiko keselamatan kerja.
• Solusi:
  Penggunaan alat bantu modern (forklift, AGV), pelatihan tenaga kerja, dan penerapan SOP keselamatan.
• KPI:
  Handling time per item, damage rate during handling, workplace safety incident rate.

 8) Information Maintenance – Sistem informasi untuk pelacakan pesanan dan pengiriman

• Definisi:
  Sistem digital yang mencatat, memantau, dan memperbarui informasi terkait status pesanan, pengiriman, dan kinerja distribusi.
• Contoh:
  SiCepat Express menggunakan sistem real-time tracking untuk memantau posisi paket dan memperbarui pelanggan secara otomatis.
• Tantangan:
  Keterlambatan pembaruan data, kesalahan integrasi sistem, dan keterbatasan akses informasi bagi pelanggan.
• Solusi:
  Penerapan sistem ERP atau SCM berbasis cloud, integrasi API antar sistem, dan dashboard pelaporan digital.
• KPI:
  Data accuracy rate, tracking visibility index, system response time.

 Tabel 2.  Komponen Kegiatan Physical Distribution (Outbound Logistics)

4. Penutup: Integrasi dan Sinkronisasi Internal

Integrasi antara inbound dan outbound logistics merupakan langkah strategis untuk menciptakan aliran material dan informasi yang efisien dari pemasok hingga pelanggan akhir. Integrasi ini memastikan bahan baku yang masuk (inbound) dapat segera diolah dan dikirim sebagai produk jadi (outbound) tanpa terjadi keterlambatan atau kelebihan stok. Tujuan utamanya adalah mencapai efisiensi biaya, kecepatan proses, dan kepuasan pelanggan. Namun, koordinasi yang lemah antar divisi sering menjadi tantangan utama, misalnya keterlambatan informasi antara bagian pembelian dan distribusi. Solusi yang banyak diterapkan adalah penerapan sistem manajemen rantai pasok terpadu (Integrated Supply Chain Management) yang menyatukan semua aktivitas logistik dalam satu alur data yang transparan.

Penerapan sistem informasi yang andal menjadi fondasi utama dalam mendukung integrasi tersebut. Teknologi seperti Enterprise Resource Planning (ERP) dan Warehouse Management System (WMS) memungkinkan perusahaan untuk memantau pergerakan barang secara real-time, mulai dari penerimaan bahan baku hingga pengiriman produk ke pelanggan. Di Indonesia, perusahaan seperti Unilever Indonesia dan Kalbe Farma telah menerapkan sistem ini untuk mengelola rantai pasok yang kompleks dengan ribuan produk dan jaringan distribusi luas. Dengan dukungan sistem informasi yang terintegrasi, perusahaan mampu meningkatkan akurasi perencanaan, menekan biaya logistik, serta mempercepat respons terhadap perubahan permintaan pasar.

Peran logistik yang terintegrasi kini tidak lagi hanya sebagai fungsi pendukung, tetapi telah menjadi core function dalam manajemen rantai pasok internal perusahaan. Logistik yang efisien memastikan setiap proses bisnis — mulai dari pengadaan, produksi, hingga distribusi — berjalan selaras dalam mencapai tujuan strategis organisasi. Misalnya, Astra International memposisikan fungsi logistik sebagai bagian inti dalam pengelolaan suku cadang dan distribusi kendaraan ke seluruh Indonesia, sehingga mampu menjaga konsistensi kualitas layanan kepada dealer dan pelanggan. Dengan menjadikan logistik sebagai fungsi utama, perusahaan dapat membangun rantai pasok yang lebih adaptif, responsif, dan berdaya saing tinggi di tengah dinamika pasar yang cepat berubah.

 "LET'S JOIN ULBI"

Magister Manajemen Logistik - “Shaping Future Leaders in Global Logistics”

Learn more by visiting : 

https://admission.ulbi.ac.id/s2-magister-manajemen-logistik/

 #Scope of Logistics; #Ruang lingkup logistik; #Inbound Logistics; #Outbound Logistics; #physical supply; #materials management; #physical distribution; #Logistik; #Logistics; #Supply Chain Management; #Supply Chain; #Green Logistics; #AI; #Big Data; #IoT;  #Rantai Pasok; #ULBIAcademia; #PenaAkademikULBI; #EdukasiULBI; #OpiniAkademik; #ArtikelAkademik; #SEO; #DigitalMarketing