MANAJEMEN LOGISTIK: SIKLUS DAN STRATEGI PEMBELIAN (PURCHASING)

DARI PROSES KE STRATEGI: MEMAHAMI SIKLUS DAN STRATEGI PURCHASING DALAM PENGUATAN DAYA SAING LOGISTIK DAN INDUSTRI

By:
Prof. Dr. Ir. Agus Purnomo, M.T., FCILT
(Professor of Supply Chain Management – Master of Logistics Management Department – Universitas Logistik dan Bisnis Internasional / ULBI)

A.      PENDAHULUAN:  RELEVANSI FUNGSI PEMBELIAN DALAM ERA INDUSTRI & LOGISTIK

Di tengah persaingan global yang semakin ketat dan kompleksitas rantai pasok yang terus meningkat, fungsi pembelian tidak bisa lagi disamakan dengan aktivitas administratif belaka. Di sektor logistik Indonesia — yang pasar nilai-nya telah menembus US$ 67,8 miliar pada 2024 dengan pertumbuhan tahunan sekitar 6,8 % menuju US$ 131,4 miliar pada 2033 — proses pengadaan barang dan jasa kini menjadi fondasi penting untuk efisiensi biaya dan keandalan layanan. Contoh nyata terjadi pada penyedia layanan pengiriman barang antar‐pulau, di mana biaya logistik nasional masih membebani hingga sekitar 14,29 % dari PDB — jauh di atas rerata global — dan menunjukkan urgensi bagi perusahaan untuk mengelola pembelian secara lebih strategis daripada sebelumnya.          

Dengan demikian, pembelian menjadi jembatan penghubung antara kebutuhan operasional – seperti armada kendaraan, perangkat tracking, dan layanan pergudangan – dengan strategi korporasi untuk memperkuat posisi kompetitif. Pemilihan pemasok yang tepat, negosiasi yang efisien, serta pengelolaan stok dan kontrak yang terstruktur — semuanya menjadi bagian krusial agar rantai pasok dapat berjalan mulus dan meminimalkan risiko keterlambatan atau pembengkakan biaya.

Tulisan ini bertujuan memberikan panduan praktis bagi mahasiswa dan praktisi industri logistik untuk memahami keterpaduan antara siklus pembelian (purchasing cycle) dan strategi pengadaan (strategic purchasing) sebagai kunci efisiensi dan daya saing. Melalui pemahaman proses mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi pemasok, serta penerapan pendekatan seperti Kraljic Matrix untuk mengelola risiko dan nilai pasokan, organisasi dapat meningkatkan produktivitas sekaligus memperkuat ketahanan rantai pasok nasional.

B.      MEMAHAMI SIKLUS PURCHASING: PROSES SISTEMATIS YANG MENJAMIN EFISIENSI

Gambar 1. Siklus Purchasing

Penjelasan rinci siklus purchasing yang ditampilkan pada Gambar 1 disusun secara sistematis pada Tabel 1 berikut. Tabel tersebut memecah setiap tahapan — mulai dari determination of demand hingga auditing — dengan uraian deskriptif, kegiatan kunci, tujuan utama, dan metode yang relevan.

Tabel 1. Tahapan dalam Siklus Purchasing dengan Metode

C.     EFISIENSI OPERASIONAL DALAM PROSES PEMBELIAN

Hubungan antarproses dalam rantai pembelian juga sangat erat dan berurutan (Gambar 2). Dari purchase requisition (PR) yang diajukan oleh pengguna internal, lahirlah purchase order (PO) sebagai dokumen formal yang menegaskan komitmen pembelian kepada pemasok. Setelah pemasok mengirimkan barang atau jasa sesuai pesanan, bagian penerimaan melakukan verifikasi melalui goods receipt untuk memastikan kesesuaian jumlah dan kualitas. Proses kemudian berlanjut ke invoice verification sebelum akhirnya dilakukan pembayaran dan audit pemasok. Setiap tahap saling mengunci satu sama lain; kesalahan di satu bagian akan berdampak langsung pada efisiensi keseluruhan. Karena itu, perusahaan yang berhasil mengintegrasikan seluruh tahapan ini biasanya memiliki rantai pengadaan yang lebih andal dan bebas dari penumpukan pekerjaan administratif.

Gambar 2. Hubungan antarproses dalam rantai pembelian

Efisiensi operasional dalam proses pembelian bukan hanya ditentukan oleh kecepatan transaksi, tetapi juga oleh ketepatan koordinasi antar tahapan yang membentuk rantai pengadaan. Setiap tahap memiliki fokus efisiensi tersendiri sebagaimana tergambar pada Tabel 2. Dimulai dari identifikasi kebutuhan yang menuntut akurasi tinggi agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok, proses ini kemudian berlanjut ke tahap permintaan pembelian (purchase requisition) yang menekankan transparansi dan otorisasi dokumen. Di titik inilah efisiensi berarti kemampuan mengelola informasi dengan cepat dan tepat agar kebutuhan operasional dapat segera diterjemahkan menjadi tindakan pembelian yang sah dan terukur.

Tabel 2. Hubungan antara Tahapan Purchasing Cycle dan Fokus Efisiensi Pengadaan

D.     STRATEGY PURCHASING (KRALJIC MATRIX): MENGUBAH FUNGSI PEMBELIAN MENJADI KEUNGGULAN KOMPETITIF

Setelah organisasi menguasai proses pembelian yang efisien, langkah berikutnya adalah menjadikan fungsi purchasing sebagai keunggulan strategis yang mendorong daya saing jangka panjang. Melalui pendekatan Kraljic Matrix (Gambar 3), perusahaan dapat mengklasifikasikan kategori pembelian berdasarkan nilai terhadap profitabilitas dan risiko pasokan. Empat kuadran utama dalam matriks ini membantu menentukan fokus strategi: routine items menekankan efisiensi administratif melalui otomasi, leverage items memaksimalkan daya tawar dan negosiasi harga, bottleneck items memprioritaskan mitigasi risiko pasokan, dan strategic items menuntut kemitraan jangka panjang berbasis inovasi.

Penerapan prinsip ini memungkinkan alokasi sumber daya pengadaan yang lebih cerdas dan berdampak besar pada kinerja bisnis. Pendekatan ini menegaskan bahwa purchasing yang strategis tidak lagi berorientasi transaksi jangka pendek, tetapi membangun kolaborasi jangka panjang antara pembeli dan pemasok, menciptakan sinergi inovatif, dan memperkuat ketahanan rantai pasok di era logistik modern.

Gambar 3.  Kraljic Matrix

Siklus dan strategi purchasing sejatinya adalah dua sisi yang saling melengkapi. Siklus pembelian memastikan proses operasional berjalan efisien dan terkendali—mulai dari identifikasi kebutuhan, pemesanan, hingga audit—sementara strategi purchasing memberikan arah agar setiap keputusan pembelian selaras dengan tujuan jangka panjang organisasi. Jika diibaratkan, siklus membantu perusahaan membeli dengan benar (doing things right) melalui disiplin proses, sedangkan strategi memastikan perusahaan membeli hal yang benar (doing the right things) melalui pengambilan keputusan yang cerdas dan berorientasi nilai. Keduanya harus bergerak selaras agar organisasi tidak hanya cepat dalam bertransaksi, tetapi juga bijak dalam menentukan prioritas pembelian yang berdampak pada efisiensi dan daya saing.

Tabel 3 berjudul Kraljic Matrix dan Implikasinya terhadap Strategic Purchasing menyajikan penjelasan yang lebih mendalam mengenai Gambar 3, yaitu Kraljic Matrix. Melalui tabel ini, setiap kuadran dalam matriks dijabarkan secara sistematis mulai dari karakteristik barang atau jasa, strategi yang disarankan, hingga contoh penerapannya di dunia industri.

Tabel 3.  Kraljic Matrix dan Implikasinya terhadap Strategic Purchasing

Catatan Akademik:

Tabel ini menggambarkan bahwa strategi purchasing yang efektif harus berbasis analisis portofolio. Dengan memahami posisi setiap barang atau jasa dalam Kraljic Matrix, organisasi dapat mengalokasikan sumber daya pengadaan secara optimal:

• Barang rutin dikelola dengan efisiensi administratif,
• Barang leverage dimanfaatkan untuk memperoleh keuntungan komersial,
• Barang bottleneck dijaga kontinuitas pasoknya, dan
• Barang strategis dikelola melalui kemitraan jangka panjang yang memperkuat daya saing organisasi.

E.      PENUTUP: MEMBANGUN BUDAYA PURCHASING YANG ADAPTIF DAN STRATEGIS

Kemampuan organisasi dalam mengelola fungsi purchasing secara efektif kini menjadi salah satu pilar utama daya saing di era rantai pasok digital. Kombinasi antara efisiensi proses melalui siklus pembelian yang terstruktur dan penerapan strategi pengadaan yang adaptif menjadikan sistem purchasing lebih tangguh, transparan, dan responsif terhadap perubahan pasar. Perusahaan yang mampu mengintegrasikan keduanya akan memiliki keunggulan dalam menjaga keandalan pasokan, menekan biaya, serta memperkuat hubungan jangka panjang dengan mitra pemasok. Di tengah meningkatnya tekanan global terhadap efisiensi logistik, seperti kenaikan biaya transportasi dan volatilitas harga bahan bakar, pengelolaan purchasing yang baik bukan lagi pilihan, melainkan keharusan bagi setiap organisasi yang ingin bertahan dan berkembang.

Oleh karena itu, sudah saatnya kita melihat purchasing bukan sebagai kegiatan administratif semata, tetapi sebagai ruang pembelajaran strategis yang melatih kemampuan analisis, negosiasi, dan pengambilan keputusan berbasis data. Dunia industri kini menuntut profesional yang mampu membaca pola siklus pembelian dan menempatkan strategi pengadaan secara tepat sesuai karakter barang, nilai bisnis, dan risiko pasokan. Mereka yang mampu menguasai hal tersebut akan menjadi penggerak perubahan, menjadikan purchasing bukan sekadar fungsi pendukung, tetapi sebagai pengungkit utama daya saing organisasi di era logistik modern yang semakin digital, terhubung, dan kompetitif.

"LET'S JOIN ULBI"

Magister Manajemen Logistik - “Shaping Future Leaders in Global Logistics”

Learn more by visiting : 

https://admission.ulbi.ac.id/s2-magister-manajemen-logistik/

#Pembelian; #Purchasing; #Kraljic Matrix; #Siklus Purchasing; #Inventory; #Persediaan; #Logistik; #Logistics; #Supply Chain Management; #Supply Chain; #Green Logistics; #AI; #Big Data; #IoT;  #Rantai Pasok; #ULBIAcademia; #PenaAkademikULBI; #EdukasiULBI; #OpiniAkademik; #ArtikelAkademik; #SEO; #DigitalMarketing